公益社団法人 青森観光コンベンション協会

コンベンション開催マニュアル
 


主催者の組織力や能力、開催規模、予算規模、会期・時期、会場、宿泊施設、交通の利便性など、あらゆる事項を十分調査し、青森市での開催の可能性を検討します。
予備調査を基に会議開催の企画案を作成し、開催の意思決定や立候補の資料を作成します。
団体の本部に「立候補趣意書」などで立候補の意思表示を行います。会場などの施設や運営についての資料、情報だけでなく、観光資源・施設をはじめ、「ホスピタリティー」についても十分にPRします。
立候補の表明と並行して、本部の意思決定権者に対し、青森開催のメリットと青森の魅力をPRします。具体的には、会場などの施設、宿泊施設、交通、観光等の情報を盛り込んだPR資料の提出、前々年、もしくは前年の会場において、PRディスクを設置したり、スライド・ビデオ・フィルム上映をするなどの方法があります。
決定した場合は、今後の手続きに必要なので、正式な開催決定通知書を書面で受理するようにします。本部と開催地受け入れ団体との関係において準備業務や経費の分担をはっきりと取り決めておきましょう。

会場、交通手段、宿泊施設、観光地としての魅力など、事前検討用資料や各種パンフレットなどをご提供します。
誘致の際のプレゼンテーション用に、青森をPRするDVDの貸し出しをします。
大会の種類によっては、市長、知事の誘致招請状を送付するなど、地方公共団体との調整役としての役割を果たします。


準備のための組織をつくりましょう。

[1]組織委員会の設置
コンベンションの種類によって受け入れ委員会・開催委員会など名称が違いますが、準備・運営の最高意思決定機関となります。

[2]事務局の設置
委員会が発足したら、すぐに事務局を設置して、実務作業に入ります。すべての問い合わせがここに集まることになります。

[3]事務委員会の設置

組織委員会の下に設置され具体的な準備作業を行います。コンベンションの内容を検討して、必要な業務ごとに担当委員会を設置します。
後の寄付金・協賛金募集趣意書の原型にもなる会議説明資料を作成します。盛り込む項目は次のとおりです。

.灰鵐戰鵐轡腑鵑量松痢↓⊆膾甜圈↓コンベンション母体機関の名称、こ催期日、期間、コ催場所、Ε灰鵐戰鵐轡腑鵑量榲と性格、Ю朕抗催の経緯と意義、┘灰鵐戰鵐轡腑鵑粒詰廖兵臑蝓参加者数・参加予定国)など
開催・誘致検討時に試算した経費概算と収入計画をもとに、より細部まで検討を加え、予算案を作成します。作成にあたって次のようなポイントを押さえておきます。

[1]コンベンション規模の把握
コンベンション参加人数や形態など過去の参加数を参考に人数設定を行います。

[2]会場の選定
コンベンションの規模や会場使用計画、展示会計画を考えて、それに適した会場を選びます。

会場設定にあたって、コンサルティングをします。施設案内一覧がございますのでお役立てください。
事務局の人事確保が難しい場合、大会・会議の運営を専門とする業者(企画会社)をご紹介します。


(1)各委員会の業務分担表と準備の早い段階から終了までのスケジュールや工程表を作成します。
(2)事務局は各委員会の進行状況を常に把握し、定期的に各委員会の責任者会議を開き、情報交換と調整を行います。
(3)会議のデザインやロゴマークをつくり、印刷物や看板などのイメージを統一します。
会議の様々な行事を、会期中のいつ催すか決めます。プログラムの内容によりコンベンションが魅力的なものになるかどうかが決まることが多いので、無理なく、無駄なく組み立てます。
コンベンション開催を広くお知らせするため、あらゆる機会に開催情報を発信しましょう。様々なメディアを利用するよう工夫しましょう。
主催者にとって最も頭の痛い問題が資金調達です。参加登録料や自己資金などの財源で賄える例は極めて少なく、不足分を寄付金・協賛金で補うことになります。場合によっては、関係者全員で募金活動を行います。「寄付金・協賛金」での支出については、税制上、どのような利点があるかも理解しておく必要があります。
会期中、または前後に行う関連行事は参加者にとって大きな楽しみでもあり、会議参加の目的でもあります。魅力ある企画を立てましょう。主な関連行司は次のとおりです。コーヒーブレイク、レセプション、昼食・朝食の準備、旅行・同伴者プログラム、展示会など。会場・ホテルなど、関連行事で予約の必要なものはこの段階で行っておきます。

青森県が補助する「コンベンション開催助成金制度」があります。
("各種コンベンション支援業務内容のご案内"をご参照ください)
ホテルの手配や観光・視察等エクスカーションに関して旅行会社を会員の中からご紹介します。
アトラクションなど、青森らしい企画・立案に関して企画会社をご紹介します。


どんな準備をしても参加者が来てくれなければコンベンションは失敗です。あらゆる手段を講じて集客に努めましょう。最も一般的な方法は、参加勧誘をするサーキュラー(案内状)の発行です。また、主催者の母体となる学会・団体の機関誌への掲載、関係の深い専門誌や業界紙への広告掲載などの方法があります。
参加や宿泊の申し込みを受けたら、個別に登録番号を作りその番号や参加者氏名、宿泊先施設名、参加行事、滞在日数などを記載した登録確認証と領収書を発送します。
また、参加者を人名別、ホテル別、参加地域別、関連行事別、エクスカーション別などに逐次アウトプットできるようにしておくと便利です。
宿泊や旅行の申し込みについても、参加申込書と同じ項目でリスト化しておくと大いに役立ちます。
今までの計画や企画に基づいた予約済の諸事項を再チェックし、変更点はそれぞれの相手と調整をします。固まった事項は正式契約を結ぶことになります。
どの部屋をいつ何に使用するかを分かりやすく整理し、会場使用計画を作ります。その際、事務局室、各種控え室、報道関係者室などの関連室も併せて決定しておきます。
また、互いに関係の深い部屋をできるだけ近くに配置するようにします。
個々の会場(部屋)について、座席・演台・機材などの配置レイアウトを決めます。

参加者誘致のために必要なパンフレットやポスターをご提供します。(在庫品に限ります)
サーキュラー(案内状)用に、観光地やねぶた祭りなどの写真(画像データ)などを貸し出します。(在庫品に限ります)
当協会のホームページで様々な青森市の観光情報などを紹介しています。
あおもり案内名人 http://www.atca.info/


なんらかのミスや変更があったとき、再製作ができるよう、余裕を持って早めにコンベンションに必要な製作物や設営の発注をします。製作物としては次のようなものがあります。
プログラム、会場案内、関連行事案内、参加者リスト、名札、参加証、コングレスバック、バッジ、腕章、掲示類など
聞き手が理解しやすいよう補助手段としてAV機器の使用は大変重要です。また、同時通訳機器、音響機器など会場に備えられていない機材があれば早めに手配しておきます。
コンベンションにはプログラムや参加者名簿をはじめとする多種多様な配布資料が必要ですが、参加者が最も便利にそれぞれの資料を使用できるよう形態や配布のタイミングを決定しておきます。
通常、コングレスバックを作成して、資料を入れます。
コンベンション当日の進行を念頭にいれて、コンベンションの運営組織を作ります。接遇、会場、登録、プログラム、案内などの業務が必要になります。
コンベンション当日はそれまで携わってきたスタッフのほかにも多くの人が必要になります。関連団体や企業の職員で補うことが多いようですが、アルバイト・ボランティアを募集することもあります。
アルバイトなど、誰でも簡単に運営を流れをつかめ、与えられた業務を十分に果たせるような会議運営のマニュアルを作成します。

コンベンションオリジナル手提げ袋をご提供します。(1袋100円)
広告・印刷会社・看板・装飾会社、レンタル・リース会社、通訳、人材派遣会社、お土産・物産関連出展業者、照明・音響・舞台会場設営業者など、地方青森市の会社をご紹介します。
地場産品の販売コーナーの開設のご相談に応じます。


各自の役割と責任を自覚させるために全員を集め運営マニュアルを使ってオリエンテーションを行います。
当日の対応をスムーズに行うため、メインとなる会場に臨時事務局を設置します。
書類や印刷物の置き場、関係者の打合せ場所、事務機器の設置スペースなどを考慮して十分な広さを取ります。
会場使用計画、フロアプランを見ながら登録デスクや案内看板、また必要機材を設置します。担当者全員で会場点検をするようにします。
当日の配布資料は、あらかじめスタッフを確保し、袋詰めなどの作業をしておきます。
主な資料は次のとおりです。
プログラム、会場案内、時間割表、関連行事の説明資料・観光案内資料など
進行シナリオに基づいてリハーサルを行います。
不都合な点あれば修正します。
会場のAV機器、スライド・プロジェクター、OHPなどの使用機器は、故障がないか必ず点検しておきましょう。

参加者のために観光パンフレット、飲食店マップなどをご提供します。
報道関係へコンベンション開催情報PRのお手伝いをします。


[1]事務局にはコンベンション全体の運営を常に把握し、全プログラムと関連行事の進行状態がわかるような行程表と各部の連絡先を掲示しておきます。
[2]事務局長は、緊急の場合もあるので、席を離れないようにします。緊急のトラブルや問題が発生した場合、他の行事への影響を最小限にとどめることを考慮しながら適切な指示を行います。
[1]来賓や講師の方々には控え室を用意し、お茶、コーヒーなどで接待します。
[2]進行係、スライド映写係はよりよい発表を助けるために、発表者を様々にサポートします。
コンベンションの期間が長いと、参加者の中には、時間を作ってリフレッシュする人が出てきます。レクリエーション施設の紹介の依頼が来た場合に備えて、事務局は、会場周辺、地域内の施設を事前に調べておく必要があります。
(1)観光施設
(2)スポーツ施設
(ジョギングコース、ゴルフ場、プール、アスレチックジムなど)
(3)観劇・観戦・鑑賞情報
(4)飲食店の情報
(5)地域の行事情報
(地域の祭り、年中行事、美術館の展示情報)

ご希望により様々な情報をご提供します。
コンベンション参加者へのアンケートを実施し、青森市の印象等を回答していただき、今後のコンベンション開催に役立てます。(会場などの都合により、アンケートができない場合もあります。)


[1]コンベンション前日までの収入と当日の収入の集計を速やかに行い、会場費や人件費など関係業者に債務の支払いを行います。
[2]資金の過不足があった場合は、関係規則に従い、処理します。
終了後はコンベンションの内容を可能な限り詳細に、報告書としてまとめます。本部、支部や関係者のみならず、寄付者、自治体、関係企業や団体にも配布します。公益社団法人 青森観光コンベンション協会への報告書もお忘れなく。
協力者や関係先などに、なるべく早く礼状の発送を行います。特に協賛や寄附をいただいた協力者や関係企業、自治体には、直接出向いて誠意を表す必要があります。
決算報告に続き、報告書の作成が終了したところで、委員会を解散します。同時に事務局も閉鎖します。
コンベンションの規模や性格によって異なりますが、3ヶ月後から遅くとも6ヶ月後に解散する例が多いようです。

コンベンション開催助成金制度ご利用の場合、必要書類が完備されて提出後、
1ヵ月〜2ヵ月で青森県よりお支払いいたします。
 
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